1.1.2. Sanal Evrak Yönetim Sistemi
Bugün bilgisayarlara bağlı olarak geliştirilen çeşitli programlar sayesinde, arşivleme
ve iş akışı sanal biçimde yönetilebilmektedir. Söz konusu programlar yardımıyla,
gerektiğinde fax ve e-mail işlemleri, elektronik ortamda, kağıt kullanmadan
yapılabilmektedir. Faxination, domino, fax server gibi programlar, bir tek tuşla belge ve
dokümanları, istenilen yere ulaştırabilmektedir. Bunun yanında, herhangi bir maliyeti
olmadan ve microsoftun outlook'unu kullanarak, kolayca faks gönderip, alınabilmektedir.
Sanal ortamlarda oluşturulan bilgi yönetim sistemleri, bir bilgiyi saklarken, birden
fazla kriterin bilgiye eklenmesine imkân verir. Örneğin bir word dosyası BYS içinde
saklanacağı zaman, sadece ona bir isim ve yer bilgisi vermek yerine, daha sonraki işlemleri
hızlandırmak amacıyla ek bir takım kriterler de dosyaya eklenebilir. Dosyanın tüm içeriği
bile bir saklama kriteri olarak BYS'ye kayıt edilebilir. Böylece bilginin kendi saf içeriği yanı
sıra, onun bulunmasını kolaylaştıracak ek bilgilerle sorgulama yaparak bilgiye hızlı bir
şekilde ulaşmak mümkün olabilir.
Bir fatura klasörü yaratıldığı varsayılırsa, normal olarak bu klasöre konacak faturalara
isim verirken, fatura şirketiyle ilintili bir isim verilecek, ayrıca fatura tarihi de fatura
dosyasının ismine eklenecektir. Ancak daha sonra yüzlerce fatura içinden aranılan bir fatura
dosyasına ulaşmak, sadece bu iki kritere göre oldukça zor olacaktır. Bunun yanı sıra, eğer
faturanın içerdiği bilgilerden bir kısmı, ya da faturanın içeriğinde olmadığı halde fatura ile
ilgili olduğunu düşünülen bir takım ek bilgiler fatura kayıtlarına eklenirse, arama
(sorgulama) yapıldığında istenilen özel bir faturaya kolayca erişim sağlanabilir.
Bugün bilgisayarlara bağlı olarak geliştirilen çeşitli programlar sayesinde, arşivleme
ve iş akışı sanal biçimde yönetilebilmektedir. Söz konusu programlar yardımıyla,
gerektiğinde fax ve e-mail işlemleri, elektronik ortamda, kağıt kullanmadan
yapılabilmektedir. Faxination, domino, fax server gibi programlar, bir tek tuşla belge ve
dokümanları, istenilen yere ulaştırabilmektedir. Bunun yanında, herhangi bir maliyeti
olmadan ve microsoftun outlook'unu kullanarak, kolayca faks gönderip, alınabilmektedir.
Sanal ortamlarda oluşturulan bilgi yönetim sistemleri, bir bilgiyi saklarken, birden
fazla kriterin bilgiye eklenmesine imkân verir. Örneğin bir word dosyası BYS içinde
saklanacağı zaman, sadece ona bir isim ve yer bilgisi vermek yerine, daha sonraki işlemleri
hızlandırmak amacıyla ek bir takım kriterler de dosyaya eklenebilir. Dosyanın tüm içeriği
bile bir saklama kriteri olarak BYS'ye kayıt edilebilir. Böylece bilginin kendi saf içeriği yanı
sıra, onun bulunmasını kolaylaştıracak ek bilgilerle sorgulama yaparak bilgiye hızlı bir
şekilde ulaşmak mümkün olabilir.
Bir fatura klasörü yaratıldığı varsayılırsa, normal olarak bu klasöre konacak faturalara
isim verirken, fatura şirketiyle ilintili bir isim verilecek, ayrıca fatura tarihi de fatura
dosyasının ismine eklenecektir. Ancak daha sonra yüzlerce fatura içinden aranılan bir fatura
dosyasına ulaşmak, sadece bu iki kritere göre oldukça zor olacaktır. Bunun yanı sıra, eğer
faturanın içerdiği bilgilerden bir kısmı, ya da faturanın içeriğinde olmadığı halde fatura ile
ilgili olduğunu düşünülen bir takım ek bilgiler fatura kayıtlarına eklenirse, arama
(sorgulama) yapıldığında istenilen özel bir faturaya kolayca erişim sağlanabilir.