1.2. Resmi Yazışma Ortamları ve Güvenlik
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik
ortamda yapılır. Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür
yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla
yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir; ancak bu yazının
aslının beş gün içerisinde bir üst yazı ile ilgili kuruma gönderilmesi gerekir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar; bu ortamın özellikleri dikkate alınarak
kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kâğıda dökülerek
de işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik
posta (e-posta) adresi belirler. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar belirlenen bu adresler
üzerinden yapılır.
Elektronik ortamdaki yazışmalar, internet üzerinden yapılır. Internet üzerinden yapılan
resmi yazışmalarda uygulanacak usul ve esaslar, yapılan düzenlemeler ile kurallara
bağlanmış ve hukuki geçerlilik için elektronik imza kaidesi getirilmiştir.
Elektronik İmza: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda başka bir elektronik
veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama
amacıyla kullanılan elektronik veriye elektronik imza denir.
Elektronik imza; bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı bir ortamda, bilgiyi
ileten tarafın oluşturduğu orijinal haliyle, bütünlüğü bozulmadan ve tarafların kimlikleri
doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlarla garanti eden harf, karakter veya
sembollerden oluşur.
Güvenli elektronik imza, sadece imza sahibinin tasarrufundadır. Güvenli elektronik
imza oluşturma aracı ile oluşturulur. Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak hazırlanır.
İmza sahibinin kimliğini tespite yarar. İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlar.
Yasaya göre; güvenli elektronik imza, elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur.
Yasada imza sahibinin imza doğrulama verisini kimlik bilgilerini birbirine bağlayan
elektronik kaydı, elektronik sertifika olarak tanımlanır.
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik
ortamda yapılır. Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür
yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla
yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir; ancak bu yazının
aslının beş gün içerisinde bir üst yazı ile ilgili kuruma gönderilmesi gerekir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar; bu ortamın özellikleri dikkate alınarak
kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kâğıda dökülerek
de işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik
posta (e-posta) adresi belirler. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar belirlenen bu adresler
üzerinden yapılır.
Elektronik ortamdaki yazışmalar, internet üzerinden yapılır. Internet üzerinden yapılan
resmi yazışmalarda uygulanacak usul ve esaslar, yapılan düzenlemeler ile kurallara
bağlanmış ve hukuki geçerlilik için elektronik imza kaidesi getirilmiştir.
Elektronik İmza: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda başka bir elektronik
veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama
amacıyla kullanılan elektronik veriye elektronik imza denir.
Elektronik imza; bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı bir ortamda, bilgiyi
ileten tarafın oluşturduğu orijinal haliyle, bütünlüğü bozulmadan ve tarafların kimlikleri
doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlarla garanti eden harf, karakter veya
sembollerden oluşur.
Güvenli elektronik imza, sadece imza sahibinin tasarrufundadır. Güvenli elektronik
imza oluşturma aracı ile oluşturulur. Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak hazırlanır.
İmza sahibinin kimliğini tespite yarar. İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlar.
Yasaya göre; güvenli elektronik imza, elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur.
Yasada imza sahibinin imza doğrulama verisini kimlik bilgilerini birbirine bağlayan
elektronik kaydı, elektronik sertifika olarak tanımlanır.