1.2.1. Evrakın İşlem Süreci
Bürolarda belge niteliğinde olan her şey kullanıldıktan sonra ya atılır ya da daha sonra
başvurmak amacıyla dosyalanır. Dosyalar, sistemli bir biçimde tutulur ve kolay ulaşabilmek
için de kataloglanır ve indeksleri çıkartılır.
Bir evrak, kurum veya kuruluşa geldikten sonra, çeşitli aşamaları izler. Farklı bürolara
ve şahıslara ulaşarak, dağıtımı veya dolaşımı yapılır. Kimileri imza eder, kimileri parafe,
bütün bu aşamalar evrakın serüvenini oluşturur. Bürokrasi yoğunlaştıkça evrakın serüveni
uzar. Serüven evrakın örgüte girişiyle başlar. Serüveni ortaya çıkaran araçlar; faks, teleks,
elden, kurye ile ya da elektronik posta ile işletmeye girmiş olabilir. Bu araçlar, dışardan
gelen belgeler içindir. Bazı durumlarda serüvenin ortaya çıkmasına neden olan olay (evrak)
bizzat kurumun içinde doğar.
Kurum ve kuruşlularda dosyalanacak belgeleri üç gruba ayırmak mümkündür. Bunlar:
1. Dışarıdan gelen belgeler,
2. Dışarıya giden belgeler,
3. Kurumun kendi faaliyetlerinin sonucunda ortaya çıkan belgeler.
Bürolarda belge niteliğinde olan her şey kullanıldıktan sonra ya atılır ya da daha sonra
başvurmak amacıyla dosyalanır. Dosyalar, sistemli bir biçimde tutulur ve kolay ulaşabilmek
için de kataloglanır ve indeksleri çıkartılır.
Bir evrak, kurum veya kuruluşa geldikten sonra, çeşitli aşamaları izler. Farklı bürolara
ve şahıslara ulaşarak, dağıtımı veya dolaşımı yapılır. Kimileri imza eder, kimileri parafe,
bütün bu aşamalar evrakın serüvenini oluşturur. Bürokrasi yoğunlaştıkça evrakın serüveni
uzar. Serüven evrakın örgüte girişiyle başlar. Serüveni ortaya çıkaran araçlar; faks, teleks,
elden, kurye ile ya da elektronik posta ile işletmeye girmiş olabilir. Bu araçlar, dışardan
gelen belgeler içindir. Bazı durumlarda serüvenin ortaya çıkmasına neden olan olay (evrak)
bizzat kurumun içinde doğar.
Kurum ve kuruşlularda dosyalanacak belgeleri üç gruba ayırmak mümkündür. Bunlar:
1. Dışarıdan gelen belgeler,
2. Dışarıya giden belgeler,
3. Kurumun kendi faaliyetlerinin sonucunda ortaya çıkan belgeler.