1.2.1.2. Dışarıya Gönderilen Belgeler
Kurum ve kuruluşların bürolarında sürekli belge akışı vardır. Dışarıdan gelenlerin
yanında, örgütten de dışarıya birçok belge gönderilir. Örgüt dışına gönderilecek belgelerde
izlenecek prosedür, işletmenin örgüt yapısına ve uygulanan politikalara göre değişir. Belgeyi11
göndermek isteyen kişi ya da bölüm tarafından hazırlatılan belge, yetkili kişinin onayından
sonra "giden evrak kayıt defteri" ne kaydedilir.
Örgütten gönderilecek belge eğer, gelen bir belgenin karşılığı olarak gönderiliyorsa,
çıkış numarası, gelen belgenin kayıt edildiği defter üzerine o belgeye karşılık gelen yere
kayıt edilir. Kaydetme işlemi bittikten sonra belgeler; gidecekleri yerler, hangi yollarla
gidecekleri, zaman sınırlılıkları, gizlilikleri vb. kriterlere göre gruplandırılır. Genellikle
kişiye özel ve gizli belgeler dışındaki belgeler, belge işlemi bölümüne zarfsız olarak
gönderilir.
Kurum ve kuruluşların bürolarında sürekli belge akışı vardır. Dışarıdan gelenlerin
yanında, örgütten de dışarıya birçok belge gönderilir. Örgüt dışına gönderilecek belgelerde
izlenecek prosedür, işletmenin örgüt yapısına ve uygulanan politikalara göre değişir. Belgeyi11
göndermek isteyen kişi ya da bölüm tarafından hazırlatılan belge, yetkili kişinin onayından
sonra "giden evrak kayıt defteri" ne kaydedilir.
Örgütten gönderilecek belge eğer, gelen bir belgenin karşılığı olarak gönderiliyorsa,
çıkış numarası, gelen belgenin kayıt edildiği defter üzerine o belgeye karşılık gelen yere
kayıt edilir. Kaydetme işlemi bittikten sonra belgeler; gidecekleri yerler, hangi yollarla
gidecekleri, zaman sınırlılıkları, gizlilikleri vb. kriterlere göre gruplandırılır. Genellikle
kişiye özel ve gizli belgeler dışındaki belgeler, belge işlemi bölümüne zarfsız olarak
gönderilir.