1.2.1.1. Dışarıdan Gelen Belgeler
Kurumlara; birlikte iş yaptıkları diğer kurumlardan, bağlı kuruluşlardan, şubelerden,
kamu, özel, tüzel ve gerçek kişilerden çeşitli belgeler gelir. Bu belgeler yazılı, basılı kayıt10
araçları olabilir. Yazılı belgeler: resmi yazı, rapor, telgraf, teleks, mektup, faks mesajı,
müşteri siparişi, kısa not, makale, reklâm broşürü, hükümet emirleri ve sirküleri, gazete,
dergi ve davetiye gibi belgelerdir. Kayıt araçları veya kayıtlı belgeler ise; radyo, teyp ve
bilgisayar aracılığı ile kaydedilmiş olan belgelerdir.
Evrakın kaydedilmesi, ilgili birime gönderilmesi, orada işlem yapılması, başka kişi ya
da birimlere havale edilmesi, cevap yazılması gibi aşamalar serüvenin kilometre taşlarıdır.
Kurum içinde veya dışında doğan bir evrakın serüveni, arşivdeki bekleme süresi bitimine
kadar devam eder. Bu süreç kısaca aşağıdaki gibi işler.
Gelen Belgenin Teslim Alınması: Örgütler, gelen ve giden evrakın yönetimini bir
merkezden yürütmek amacıyla, ayrı bir bölüm oluştururlar. Bu bölüme, yaygın olarak
"Evrak Kayıt Departmanı" denir Evrak kayıt departmanına gelen belgeleri, görevli memurlar
teslim alır. Sıradan belgeler dışındaki belgeler, ilgili kişiye teslim edilir.
Gelen Belgelerin Gruplandırılması: Evrak kayıt departmanına gelen evraklar gözden
geçirilerek departmanlarına göre gruplara ayrılır. Gruplamada dikkate alınacak bir başka
ölçüt de, belgelerin gizli ve önemli, kıymetli, acele ve kişiye özel olmak gibi, kısımlara
ayrılmasıdır.
Gelen Belgelerin Zarflarının Açılması: Zarfın üzerinde "gizli", "çok gizli" ya da "ki-
şiye özel" kaydı bulunmuyorsa, aksi söylenmedikçe tüm zarflar açılır. Belgelerin eklerinin
olup olmadığı kontrol edilir ve sonra da bunlar gerekli yerlere iletilir.
Gelen Belgelerin Kaydedilmesi: Örgütte dışardan gelen belgeler, önce kaydedilecek
ve kaydedilmeyecek belgeler olmak üzere, iki kısma ayrılır. Daha sonra bunlarda
kaydedilecek olanlar, bu amaçla hazırlanmış olan kayıt defterine kaydedilir. Kayıt yaparken
belgenin numarası, tarihi, nereden geldiği, ekinin olup olmadığı ve belgenin kime ya da
hangi bolüme gönderileceği belirtilir. Kayıt defterine kaydedildiğinin işareti olarak gelen
belgenin üzerine tarih damgası basılır, kayıt numarası verilir.
Belgenin Teslim Edilmesi Belge üzerinde kime, ya da hangi bölüme geldiğine dair bir
işaret varsa, ilgili kişi ya da bölüme ulaştırılır; fakat böyle bir belirti bulunmuyorsa, görevli
memur belgenin içeriğini inceleyerek anlamaya çalışır ve gerekli yere ulaşmasını sağlar.
Üzerinde yapılacak işlemleri tamamlanmış olan belgeler dosyalanır. Bölümlerde belge
üzerinde yapılacak işlemler tamamlandıktan sonra, belgenin üzerine dosyalanabileceğine
gösteren bir işaret konur. Bir belge, giden başka bir belge karşılığı olarak gelmişse, bu iki
belge birbirine eklenir ve dosyasına konur. Belge, bir tek konuyla değil de, birkaç konuyla
ilgiliyse, birden fazla dosyaya girebilir.
Kurumlara; birlikte iş yaptıkları diğer kurumlardan, bağlı kuruluşlardan, şubelerden,
kamu, özel, tüzel ve gerçek kişilerden çeşitli belgeler gelir. Bu belgeler yazılı, basılı kayıt10
araçları olabilir. Yazılı belgeler: resmi yazı, rapor, telgraf, teleks, mektup, faks mesajı,
müşteri siparişi, kısa not, makale, reklâm broşürü, hükümet emirleri ve sirküleri, gazete,
dergi ve davetiye gibi belgelerdir. Kayıt araçları veya kayıtlı belgeler ise; radyo, teyp ve
bilgisayar aracılığı ile kaydedilmiş olan belgelerdir.
Evrakın kaydedilmesi, ilgili birime gönderilmesi, orada işlem yapılması, başka kişi ya
da birimlere havale edilmesi, cevap yazılması gibi aşamalar serüvenin kilometre taşlarıdır.
Kurum içinde veya dışında doğan bir evrakın serüveni, arşivdeki bekleme süresi bitimine
kadar devam eder. Bu süreç kısaca aşağıdaki gibi işler.
Gelen Belgenin Teslim Alınması: Örgütler, gelen ve giden evrakın yönetimini bir
merkezden yürütmek amacıyla, ayrı bir bölüm oluştururlar. Bu bölüme, yaygın olarak
"Evrak Kayıt Departmanı" denir Evrak kayıt departmanına gelen belgeleri, görevli memurlar
teslim alır. Sıradan belgeler dışındaki belgeler, ilgili kişiye teslim edilir.
Gelen Belgelerin Gruplandırılması: Evrak kayıt departmanına gelen evraklar gözden
geçirilerek departmanlarına göre gruplara ayrılır. Gruplamada dikkate alınacak bir başka
ölçüt de, belgelerin gizli ve önemli, kıymetli, acele ve kişiye özel olmak gibi, kısımlara
ayrılmasıdır.
Gelen Belgelerin Zarflarının Açılması: Zarfın üzerinde "gizli", "çok gizli" ya da "ki-
şiye özel" kaydı bulunmuyorsa, aksi söylenmedikçe tüm zarflar açılır. Belgelerin eklerinin
olup olmadığı kontrol edilir ve sonra da bunlar gerekli yerlere iletilir.
Gelen Belgelerin Kaydedilmesi: Örgütte dışardan gelen belgeler, önce kaydedilecek
ve kaydedilmeyecek belgeler olmak üzere, iki kısma ayrılır. Daha sonra bunlarda
kaydedilecek olanlar, bu amaçla hazırlanmış olan kayıt defterine kaydedilir. Kayıt yaparken
belgenin numarası, tarihi, nereden geldiği, ekinin olup olmadığı ve belgenin kime ya da
hangi bolüme gönderileceği belirtilir. Kayıt defterine kaydedildiğinin işareti olarak gelen
belgenin üzerine tarih damgası basılır, kayıt numarası verilir.
Belgenin Teslim Edilmesi Belge üzerinde kime, ya da hangi bölüme geldiğine dair bir
işaret varsa, ilgili kişi ya da bölüme ulaştırılır; fakat böyle bir belirti bulunmuyorsa, görevli
memur belgenin içeriğini inceleyerek anlamaya çalışır ve gerekli yere ulaşmasını sağlar.
Üzerinde yapılacak işlemleri tamamlanmış olan belgeler dosyalanır. Bölümlerde belge
üzerinde yapılacak işlemler tamamlandıktan sonra, belgenin üzerine dosyalanabileceğine
gösteren bir işaret konur. Bir belge, giden başka bir belge karşılığı olarak gelmişse, bu iki
belge birbirine eklenir ve dosyasına konur. Belge, bir tek konuyla değil de, birkaç konuyla
ilgiliyse, birden fazla dosyaya girebilir.