Belge yönetim sistemleri temel olarak belgeler güvenli, hızlı erişilebilir, arandığında
rahatlıkla bulunabilecek bir şekilde düzenlemeye yarayan bir araç olarak tanımlanabilir.
Belge yönetimi, bürolara dışarıdan gelen veya bürodan dışarıya giden belgelerin bir
düzen içinde yönetilmesi anlamına gelmektedir. Günümüzde örgütlerin bilgi işleyen
birimlere dönüşmesiyle birlikte, belge ve bilgi yönetiminin önemi artmıştır. Örgütlerde
bilgiyi organize etmek için yönetim bilgi sistemi (YBS), belgelere zamanında ulaşmak için
belge yönetim sistemi (BYS) geliştirilmiştir.
Belgeler, örgütün faaliyetlerinin doğal ürünleridir. Örgütsel ve yönetsel faaliyetler, söz
konusu belgeler üzerinden yürütülür. Örgütlerde belgelerin üretimi, planlanması,
organizasyonu ve kontrolü için geliştirilen sistem, belge yönetimi sistemi olarak adlandırılır.
Günümüzde bilimsel gelişmelere paralel olarak hızlı bir şekilde artan belge dolaşımı
ve bilgi birikimi nedeniyle belgelerin arşivlenmesi büyük önem kazanmıştır. Bu hızlı çalışma
temposu içerisinde doğru bilgi ve belgeye hızlı bir şekilde ulaşmak için belgelerin etkin
biçimde dosyalanması ve arşivlenmesi gerekir. Bu nedenle, gelişmekte olan bilgisayar
teknolojisi ve yazılımı her alanda olduğu gibi bu alanda da kullanılmaya başlanmış ve sonuç
çok başarılı olmuştur. Belgelerin arşivlenmesi ve belge yönetim sistemleri oluşturulması
amacıyla kullanılan yazılımlar sadece belge ve bilgi saklamakla kalmamakta, ayrıca
bürolarda çalışma verimliliğini de artırmaktadır. Bürolarda hızlı belge dolaşımını ve iletişimi
de sağlayan bu yazılımlar sayesinde, uzun süredir arzu edilen kâğıtsız ofis ideali neredeyse
gerçekleşmiş durumdadır.
Belge yönetim sistemi, tüm belgeleri elektronik ortama aktaran, bu ortamda saklayan
ve bilgiye kolay erişimin en sağlıklı yolu olan sorgulama ve görüntüleme gibi işlevleri
üstlenen modüllerden oluşur ve özellikle belge hacmi yüksek olan, bu belgelerin içerdiği her
türlü bilgiye kısa sürede, kesintisiz ve en etkin çözümü sağlayacak biçimde erişilmesi
gereken kurum ve kuruluşlar için vazgeçilmez bir sistemdir.
Elektronik bir belge yönetim sisteminin sağladığı yararlar daha çok, geleneksel dosya
ve arşiv yöntemlerinin kısıtlamalarından kaynaklanmaktadır. Bu yararlar şu şekilde
özetlenebilir:
Her belge, türü ve kaynağı ne olursa olsun bir kez arşivlenir.
Belge, daha doğrusu bilgi arama sırasında yaşanan zaman kaybı önlenir ve
istenilen belgeye en çok birkaç saniye içinde ulaşılır. Elektronik ortamdaki bir
rahatlıkla bulunabilecek bir şekilde düzenlemeye yarayan bir araç olarak tanımlanabilir.
Belge yönetimi, bürolara dışarıdan gelen veya bürodan dışarıya giden belgelerin bir
düzen içinde yönetilmesi anlamına gelmektedir. Günümüzde örgütlerin bilgi işleyen
birimlere dönüşmesiyle birlikte, belge ve bilgi yönetiminin önemi artmıştır. Örgütlerde
bilgiyi organize etmek için yönetim bilgi sistemi (YBS), belgelere zamanında ulaşmak için
belge yönetim sistemi (BYS) geliştirilmiştir.
Belgeler, örgütün faaliyetlerinin doğal ürünleridir. Örgütsel ve yönetsel faaliyetler, söz
konusu belgeler üzerinden yürütülür. Örgütlerde belgelerin üretimi, planlanması,
organizasyonu ve kontrolü için geliştirilen sistem, belge yönetimi sistemi olarak adlandırılır.
Günümüzde bilimsel gelişmelere paralel olarak hızlı bir şekilde artan belge dolaşımı
ve bilgi birikimi nedeniyle belgelerin arşivlenmesi büyük önem kazanmıştır. Bu hızlı çalışma
temposu içerisinde doğru bilgi ve belgeye hızlı bir şekilde ulaşmak için belgelerin etkin
biçimde dosyalanması ve arşivlenmesi gerekir. Bu nedenle, gelişmekte olan bilgisayar
teknolojisi ve yazılımı her alanda olduğu gibi bu alanda da kullanılmaya başlanmış ve sonuç
çok başarılı olmuştur. Belgelerin arşivlenmesi ve belge yönetim sistemleri oluşturulması
amacıyla kullanılan yazılımlar sadece belge ve bilgi saklamakla kalmamakta, ayrıca
bürolarda çalışma verimliliğini de artırmaktadır. Bürolarda hızlı belge dolaşımını ve iletişimi
de sağlayan bu yazılımlar sayesinde, uzun süredir arzu edilen kâğıtsız ofis ideali neredeyse
gerçekleşmiş durumdadır.
Belge yönetim sistemi, tüm belgeleri elektronik ortama aktaran, bu ortamda saklayan
ve bilgiye kolay erişimin en sağlıklı yolu olan sorgulama ve görüntüleme gibi işlevleri
üstlenen modüllerden oluşur ve özellikle belge hacmi yüksek olan, bu belgelerin içerdiği her
türlü bilgiye kısa sürede, kesintisiz ve en etkin çözümü sağlayacak biçimde erişilmesi
gereken kurum ve kuruluşlar için vazgeçilmez bir sistemdir.
Elektronik bir belge yönetim sisteminin sağladığı yararlar daha çok, geleneksel dosya
ve arşiv yöntemlerinin kısıtlamalarından kaynaklanmaktadır. Bu yararlar şu şekilde
özetlenebilir:
Her belge, türü ve kaynağı ne olursa olsun bir kez arşivlenir.
Belge, daha doğrusu bilgi arama sırasında yaşanan zaman kaybı önlenir ve
istenilen belgeye en çok birkaç saniye içinde ulaşılır. Elektronik ortamdaki bir